• info@rvpontos.nl

Privacyverklaring

Privacyverklaring van Roeivereniging Pontos
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Roeivereniging Pontos, gevestigd aan Griend 30-66 te Lelystad, ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 40507518 (hierna: “Pontos) verwerkt van haar betrokkenen, zoals leden, donateurs en vrijwilligers.

Indien iemand lid wordt van Pontos of om een andere reden persoonsgegevens aan Pontos verstrekt, geeft deze persoon uitdrukkelijk toestemming om zijn of haar persoonsgegevens in lijn met deze privacyverklaring te verwerken. Het bestuur adviseert de betrokkene om de privacyverklaring door te lezen en te bewaren voor eigen administratie.

Verantwoordelijkheid
Pontos is een roeivereniging. Alle activiteiten worden in dit kader gepland en uitgevoerd. Pontos bepaalt zelfstandig de doeleinden van en middelen voor verwerking van persoonlijke gegevens in het kader van de uitvoering van haar doelstellingen zoals opgenomen in de statuten en het Huishoudelijk Regelement. De Algemene Ledenvergadering is het hoogste orgaan binnen Pontos. Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens in de administratie is het bestuur van Pontos. Het bestuur is bereikbaar via bovenstaand adres en via e-mail: bestuur@rvpontos.nl. De ledenadministratie is bereikbaar via secretaris@rvpontos.nl.

Welke gegevens verwerkt Pontos en voor welk doel
In onderstaand ‘verwerkingsregister’ zijn de gegevens die Pontos verwerkt overzichtelijk opgenomen. Hierbij is opgenomen het doel van de verwerking, het type gegevens de grondslag, de bewaartermijn
en mogelijke ontvangers.

Doel Welke persoonsgegevens Grondslag Bewaartermijn Ontvangers 

Onderzoeken of u lid
kan worden
en
het uitvoeren van de

lidmaatschapsovereen-
komst.

Pontos verwerkt de volgende persoonsgegevens
(inschrijfformulier):
• Naam
• Geslacht
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Gewicht
• Geboortedatum
• Telefoonnummer (+
ouder bij jeugdleden)
• E-mail (+ ouder bij
jeugdleden)
• Pasfoto
• Zwemvaardigheid
(Ja/Nee)
•Gezondheidsklachten
(Ja/Nee)
• Roei-ervaring
(roeiverenigingen in
verleden)
• Belangstelling
vrijwilligerswerk
(keuzelijst bij
aanmeldformulier)
• Lidnummer
• Soort lid
• Aanmelddatum lid
• Opmerkingen
• Banknummer
• Automatische incasso
(Ja/Nee)
Uitvoering van
de
overeenkomst
Indien u lid
wordt
gedurende de
looptijd van de
overeenkomst.
Indien u geen lid
wordt worden
uw gegevens zo
snel als mogelijk
verwijderd
binnen 6
maanden
N.v.t.

Uitvoering van de lidmaatschapsovereen-
komst alleen als deze bijzondere persoons- gegevens nodig zijn voor de activiteiten van de vereniging

Gezondheidsinformatie (Expliciete)
toestemming
Indien u lid wordt
gedurende de
looptijd van de
overeenkomst.
Indien u geen lid
wordt worden uw
gegevens zo snel
als mogelijk
verwijderd binnen
6 maanden
• N.v.t.
Administratie Zie boven plus
• KNRB-nummer
• KNRB startdatum
• KNRB stopdatum
• Afgelegde examens
• Opzegdatum lid
• Bestuur/commissie
• VOG indien bestuurs-
/commissielid
Uitvoering van
de
overeenkomst
Gedurende de
looptijd van de
overeenkomst
en tot 2 jaar
daarna.
• KNRB
Foto’s en video’s van
leden i.r.t.
verenigingsactiviteiten
voor onderlinge
communicatie
• Foto’s
• Video’s

Gerechtvaar-
digd belang /

toestemming

Website RV
Pontos
– 3 jaar:
Leden en lezers
website
(niet opgenomen
verspreiding via
websearch door
derden)
Botenafschrijving • Naam

Uitvoering van

de
overeenkomst

Zolang als het
inschrijfboek
bestaat (ca 1
jaar).
Inschrijfboek
Versturen berichten van
derden, zoals KNRB,
wedstrijden of
specifieke
evenementen.
• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
Uitvoering van
de
overeenkomst
Zolang als men
aangemeld is.
Ad hoc

 

Verkoop gegevens                           
Pontos zal persoonsgegevens hierboven niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij met voorafgaan de toestemming van de leden.

Reden tot ontzegging
Door het actueel houden van persoonsgegevens door betrokkenen zorgen deze dat deze juist en volledig zijn. Pontos kan bij het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens tijdelijk of definitief iedere toegang tot de vereniging ontzeggen. Pontos kan de eventuele kosten die zij heeft gemaakt als gevolg van de onjuiste of onvolledige gegevens op de betreffende persoon verhalen. Pontos zal in dit geval niet aansprakelijk zijn voor enige schade.

Bewaartermijnen
Pontos verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van je lidmaatschapen tot maximaal twee jaar na afloop van dit lidmaatschap. Aansluitend worden alleen die gegevens bewaard die noodzakelijk zijn voor Pontos om te voldoen aan haar wettelijke bewaarplicht, alle overige persoonsgegevens worden vernietigd.

Beveiliging
Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft Pontos passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.

Inzagerecht, verwijdering
Iedereen die opgenomen is in de administratie van Pontos heeft het recht op inzage in en correctie, beperking of verwijdering van zijn persoonsgegevens. Dergelijke verzoeken kunnen leiden tot beëindiging van het lidmaatschap indien het goed functioneren van de vereniging beperkt wordt. Daarnaast kan iedereen die opgenomen is in de administratie van Pontos bezwaar maken tegen het gebruik van zijn gegevens en/of klachten indienen ten aanzien van dat gebruik of de privacyverklaring.

Vragen om inzage etc. zoals bedoeld in dit artikel kunnen uitsluitend schriftelijk worden gesteld aan de secretaris van het bestuur van Pontos, e-mail secretaris@rvpontos.nl. U ontvangt dan zo spoedig mogelijk antwoord.

Een lid is tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van zijn gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

Minderjarigen
Als een minderjarige lid wil worden van Pontos dan wordt expliciet toestemming van ouders of voogd gevraagd.

Aansprakelijkheid
Pontos kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade wanneer zij persoonsgegevens aan autoriteiten moet bezorgen conform geldende wettelijke verplichtingen. Pontos kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade als gevolg van het beschikbaar stellen van gegevens op basis van toestemming van de betrokkene.

Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd door het bestuur. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt.

Tekst

De gang van zaken